Bygg- og eiendomsforvaltning er styrets viktigste oppgave, og vi vil i denne artikkelen se på hva dette innebærer, med henvisning til Byggforskserien 600.004 Byggforvaltning. Begreper og definisjoner.
Bygg- og eiendomsforvaltning omfatter alle oppgaver og funksjoner som er nødvendige for å drive og ta vare på en bygning. Det vil si at bygg- og eiendomsforvaltning er et overordnet begrep for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av bygninger.
Her ser vi en forenklet skisse som viser utvikling av kvalitet eller standard avhengig av om bygningen vedlikeholdes.
1. Nivåer for forvalterrollene
Man bruker ofte tre nivåer innen forvalterrollen, og det er strategisk, taktisk og operativt nivå. Vanligvis er det forskjellige personer eller avdelinger som ivaretar oppgaver på de forskjellige nivåene, men for et borettslag eller sameie er det styret sammen med årsmøtet eller generalforsamlingen som ivaretar rollene.
Strategisk nivå
På dette nivået blir det tatt beslutninger av langsiktig karakter om mål og strategi for forvaltningsvirksomheten som del av kjernevirksomheten.
Det kan i dette tilfellet gjelde beslutninger om nybygging, ombygging, utflytting, salg eller leie av bygninger.
Mange borettslag eller sameier eier jo egne seksjoner som leies ut til blant annet næringsformål.
Taktisk nivå
Styret har ansvaret for å følge opp og iverksette beslutninger tatt på strategisk nivå. Det er i utgangspunktet årsmøtet eller generalforsamlingen som tar disse beslutningene, som skal følges opp.
Operativt nivå
På dette nivået følges den praktiske utførelsen av drifts- og vedlikeholdsoppgavene opp. Det er styret som gjør dette i det daglige.
Typiske aktører på operativt nivå er vaktmestere, renholdere, driftsoperatører, håndverkere/fagarbeidere og servicepersonell.
2. Sammenheng mellom begrepene
Forvaltning, drift og vedlikehold pågår parallelt. Mindre utbedrings- og ombyggingsprosjekter pågår ofte parallelt med drift og vedlikehold. Det er styret som har ansvaret for alle disse aktivitetene.
Når årsmøtet eller generalforsamlingen ønsker å fornye bygningen og dette medfører store kostnader, er det vanlig å se på dette som et nytt investeringsprosjekt. Slike prosjekter omfatter som regel utbedring på grunn av mangelfullt vedlikehold.
3. Forvaltning
Forvaltning brukes som et overordnet begrep for det løpende arbeidet som gjøres av styret.
Denne tabellen gir en oversikt over de viktigste begrepene med definisjoner.
| Begreper | Definisjoner |
|---|---|
| Bygningsdel | Fysisk del av en bygning eller annet byggverk (vanligvis sammensatt av flere delprodukter), se NS 3420-1 |
| Levetid | Levetid Den tiden det tar før bygningsdelen ikke lenger tilfredsstiller gitte minimumskrav |
| Forvaltningskostnader | Kostnader som påløper byggverket i form av kommunale skatter og avgifter, forsikringer og administrasjon, uansett om det er i bruk eller ikke |
| Årlige kostnader | Beregnede eller registrerte kostnader for de enkelte år |
| Levetids-kostnader | Summen av kapitalkostnad og nåverdien av alle utgifter til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) i brukstiden, det vil si nåverdien av livssykluskostnadene |
| Kapital-kostnader | Summen av prosjektkostnader og restkostnader |
| Nøkkeltall | Registrerte kostnader, forbrukstall o.l. per enhet over tid eller samtidig registrerte kostnader, forbrukstall o.l. for like enheter |
| Normtall | Kalkulerte tall fra bransjen som gir uttrykk for antatt kostnad ved et bestemt FDVU-nivå (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) |
| Felleskostnader | Kostnader som betales direkte av seksjonseier eller andelseier i form av husleie (renter og avdrag på felles lån pluss felles drifts- og vedlikeholdskostnader) |
| Eierkostnader (boligselskapet) | Kostnader som ikke kan fordeles på seksjonseier eller andelseier, som vedlikeholdskostnader utvendig, vedlikeholdskostnader på innvendige fellesarealer og forsikring |
Bygningsdel
En bygning kan deles opp i mange bygningsdeler, for eksempel yttervegger, innervegger, dekker og yttertak. NS 3451 – Bygningsdeltabell inneholder en tabell over alle bygningsdeler som fins i en bygning.
Levetid
Det er forskjell på levetid og brukstid. Begrepet levetid har flere betydninger, og vi skiller mellom teknisk levetid på den ene siden og estetisk, økonomisk, funksjonell eller antikvarisk levetid på den andre siden.
Teknisk levetid
Er den tiden det normalt tar å slite ut en bygningsdel eller en teknisk installasjon. I vedlikeholdssammenheng er det teknisk levetid som har størst betydning for nødvendig vedlikehold.
Det er forskjellig levetid på bygningskroppens ulike deler og tekniske installasjoner.
Estetisk levetid
Er tiden fram til en bygningsdel skiftes ut fordi den ikke lenger er estetisk tilfredsstillende. Den tekniske funksjonen kan likevel være intakt. Estetisk levetid er ofte relatert til overflater som tapet, maling eller gulvbelegg. Det kan være nødvendig å fornye en overflate fordi den er uestetisk eller skjemmende til tross for at den fremdeles oppfyller de rent tekniske kravene til beskyttelse.
Økonomisk levetid
Er optimal tid før utskiftning er nødvendig basert utelukkende på økonomiske betraktninger. Det kan i praksis føre til at man velger å utsette utskiftning av en bygningsdel, når utsettelse ikke gir følgeskader av økonomisk betydning.
Funksjonell levetid
En bygningsdel har nådd sin funksjonelle levetid når den ikke lenger fungerer etter hensikten eller ikke lengre tilfredsstiller gitte funksjonskrav, for eksempel vinduers åpne- og lukkbarhet. Bygningsdeler kan også skiftes ut fordi nye produkter tilfredsstiller nye funksjonskrav og dermed er mer formålstjenlige.
Antikvarisk levetid
I antikvarisk sammenheng er det ønskelig at bygningsdelens levetid er lengst mulig, fordi man ønsker å opprettholde bygningens autentisitet. Dette kan medføre at man aksepterer skader på bygningsdelen og søker å fjerne skadeårsaken.
4. Drift
Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendig for at bygninger og tekniske installasjoner skal fungere som planlagt, både funksjonelt, teknisk og økonomisk, som:
- løpende drift
- betjening av installasjoner
- ettersyn
- vannforsyning
- energiforsyning
- renhold
- renovasjon
- gartnerarbeid
- snørydding o.l.
Denne tabellen gir en oversikt over sentrale begreper og definisjoner som inngår i driftsfasen.
| Begreper | Definisjoner |
|---|---|
| Løpende drift | Kostnader til materiell, rekvisita og enkle reservedeler (filtre, pakninger, skruer osv.), smøring av hengsler, justering og regulering av ventilasjons- og kjøleanlegg, brannvern, brannsikring, drift av brannalarm- og sprinkleranlegg, samt kostnader til serviceavtaler, se ellers NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk. |
| Ettersyn | Periodisk, visuell gjennomgang (egenkontroll) av et byggverk og anlegg, for å vurdere funksjonell, sikkerhetsmessig, miljømessig og estetisk kvalitet, se ellers NS 3420-Z. |
| Driftskostnader | Kostnader til ettersyn, kontroll, oppfølging, service, justering/regulering av tekniske anlegg/systemer o.l, se også her NS 3454. |
Løpende drift
Løpende drift omfatter også ikke-planlagte arbeider som må utføres for å rette opp uforutsette skader eller mangler som følge av hærverk, innbrudd, akutte skader e.l.
Ettersyn
Ettersyn kan innebære kontroll og prøving for å finne ut om det kreves tiltak, eller om gjennomførte tiltak er riktig utført. Tilstandsanalyse kan være aktuelt.
Kontroll og tilsyn er et begrep for utvidet ettersyn som mange boligselskaper bruker for oppgaver, ofte relatert til internkontrollforskriften.
Driftskostnader
Driftskostnader omfatter kostnader til løpende drift, ettersyn (inklusiv lovpålagte tilsyn som brannvern/brannsikring og heiskontroll), forsyninger (energi, vann, avløp, renovasjon osv.), renhold, vakt, sikring, samt kostnader til lønn og utstyr for ansatte som dette omfatter.
Kostnader til løpende vedlikehold, skade og hærverk regnes også som en del av den løpende driften og budsjetteres her.
5. Vedlikehold
Vedlikehold innebærer vanligvis oppgaver knyttet til en bygning for å opprettholde kvaliteten og sørge for at den ikke forfaller.
Vedlikehold omfatter
Vedlikehold omfatter dessuten utskiftninger av hele bygningsdeler og tekniske installasjoner som skyldes enten at delene har kortere levetid enn bygningen eller at de har vært utsatt for en skade.
Oppgavene er av både forebyggende art (verdibevarende vedlikehold) og korrektiv art (løpende vedlikehold, se punkt 4.1). Ombygging defineres ikke som vedlikehold.
Her følger en tabell over begreper og definisjoner knyttet til vedlikehold.
| Begreper | Definisjoner |
|---|---|
| Vedlikehold | Arbeid som er nødvendig for å opprettholde kvaliteten på en bygning og de tekniske installasjoner på et fastsatt nivå, og sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten innenfor en gitt brukstid. |
| Løpende vedlikehold | Se «Løpende drift», punkt 4.1 |
| Periodisk vedlikehold | Forebyggende vedlikehold, det vil si arbeider som utføres regelmessig på grunn av forventet slitasje i den hensikt å motvirke forfall |
| Verdibevarende vedlikehold | Oppgradering til dagens minimumsstandard for å ta igjen et vedlikeholdsetterslep |
| Reparasjon | Å gjøre et delprodukt eller en bygningsdel funksjonsdyktig uten hel utskifting, se NS 3420-C |
| Utbedring | Arbeider for å bringe en bygning eller et anlegg opp til opprinnelig funksjonell og teknisk tilstand etter skader, unormal slitasje eller mangelfullt vedlikehold; i praksis arbeider som går ut over vanlig vedlikehold. Begrepet omfatter aktiviteten reparasjon. Se NS 3420-1 |
| Utskiftning | Utskifting av komponenter regnes som vedlikehold når en enkelt eller noen få deler skiftes ut, se NS 3454 |
| Rehabilitering | Synonymt med utbedringsarbeider på eldre bebyggelse hvor man tar sikte på å istandsette til opprinnelig standard |
| Vedlikeholds-intervaller | Tiden mellom hver gang periodisk vedlikehold utføres |
| Vedlikeholds-plan | Detaljert plan som gir et totalbilde av planlagt vedlikehold. |
| Vedlikeholds-kostnader | Kostnader som er nødvendige for å opprettholde byggverket på et fastsatt kvalitetsnivå og derved gjøre det mulig å bruke det til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid |
| Tilstand | Byggverkets eller byggverksdelens tekniske, funksjonelle eller estetiske status på et gitt tidspunkt, se NS 3424 |
| Tilstands-registrering | Undersøkelse og nedtegnelser av hvilken tilstand en bygning eller en bygningsdel befinner seg i på et gitt tidspunkt, se Byggforvaltning 700.305 |
| Tilstandskontroll | Sammenlikning mellom tilstand og definerte krav, se Byggforvaltning 700.305 |
| Tilstandsanalyse | Den samlede analysen på et gitt tidspunkt, det vil si definering av oppgaven, planlegging, tilstandsregistrering, vurdering og rapportering, se Byggforvaltning 700.305 |
| Tilstandsbasert vedlikehold | Vedlikeholdsstrategi som går ut på å utføre vedlikehold på grunnlag av løpende registrert tilstand eller behov. Dette kan gi kvalitetsmessige og økonomiske fordeler i forhold til fast, periodisk vedlikehold |
Løpende vedlikehold
Løpende vedlikehold omfatter tiltak av korrektiv art for å rette på tilfeldige skader eller mangler, se punkt 4.1.
Periodisk og verdibevarende vedlikehold
Periodisk (planlagt/forhåndsbestemt) vedlikehold
Er arbeider som skyldes vanlig slitasje, og kan være intervallbundet (utføres regelmessig etter faste vedlikeholdsinstrukser) eller tilstandsbasert (basert på regelmessige tilstandsanalyser, for eksempel hvert år). Mer omfattende tiltak defineres som utbedring. Periodisk vedlikehold har en preventiv virkning og forebygger skade. Et eksempel på periodisk vedlikehold er overflatebehandling.
Verdibevarende vedlikehold
Selv om det jevnlig gjennomføres periodisk vedlikehold, vil bygningen over tid ha en synkende standard og et vedlikeholdsetterslep. Etter en tid blir etterslepet for stort til at bygningen kan fungere optimalt, og man oppgraderer den til dagens minimumsstandard. Dette kalles verdibevarende vedlikehold.
Vedlikeholdsintervall
Er tiden mellom hver gang periodisk vedlikehold utføres. Overflatebehandling er den vanligste formen for vedlikehold som har kortere vedlikeholdsintervall enn levetiden til selve bygningsdelen. De samme faktorene som virker inn på bygningsdelens levetid (materialegenskapene, utførelsen og påkjenningene), har betydning for vedlikeholdsintervallene.
Reparasjon og utbedring
Reparasjon
Brukes på bygningsdelsnivå, og utskifting av komponenter som glassruter, takstein, kledningsbord og tilsvarende kan inngå. Reparasjon gjør man som oftest i forbindelse med løpende vedlikehold, men det kan også gjøres i forbindelse med verdibevarende vedlikehold. En reparasjon kan inngå i en utbedring.
Utbedring
I praksis omfatter utbedring arbeider som går ut over løpende eller verdibevarende vedlikehold. Noen bruker også begrepet når man ønsker en bedre standard, men da er ombygging et riktigere begrep å benytte. Se også Byggforvaltning 612.012
Utskiftning
Utskiftning kan for eksempel omfatte et nytt vindu eller et nytt nedløpsrør. Ved større utskiftninger på en fasade, er det snakk om ombygging og/eller utvikling av bygget, se også Byggforvaltning 700.310.
Rehabilitering
Begrepet rehabilitering brukes om å istandsette til opprinnelig standard, men brukes også om å sette i eldre bebyggelse i brukelig stand.
Det brukes også ofte for arbeider som omfatter etterisolering av yttervegger og utskiftning av fasadekledning (fasaderehabilitering), som også kan omfatte utskiftning eller utvidelse av balkonger. Ved slike arbeider er det snakk om en ombygging og/eller utvikling.
Begrepet brukes også i forbindelse med reparasjoner og utbedring av for eksempel betong (betongrehabilitering).
Tilstandsanalyse og vedlikeholdsplan
Tilstandsanalyse
Går ut på å registrere og vurdere tilstanden til en bygning eller deler av en bygning. Analyse skal danne basis for økonomiske beregninger eller vedlikeholds-/utbedringsarbeider. Man kan bruke tilstandsanalyser for mange ulike formål, men de er særskilt nyttige som grunnlag for ombygging og vedlikeholdsplan, se også «Hva er en tilstandsanalyse og hvem har kompetanse til å gjennomføre det».
Vedlikeholdsplan
Tilstandsanalysen danner grunnlaget for forslag til vedlikeholdsplan. Planen må inneholde forslag til vedlikehold og utbedringstiltak med kostander og forslag til tidspunkt for utførelse. Man skiller vanligvis mellom årlig vedlikeholdsplan og periodisk vedlikeholdsplan.
Årlig vedlikeholdsplan
Er en detaljert plan for tiltak som skal gjennomføres i løpet av et år.
Periodisk vedlikeholdsplan
Gir en oversikt over hvilke vedlikeholdsarbeider som skal utføres, når de skal utføres og hvilke kostnader de vil kreve. Vedlikeholdsplaner kan være svært nyttig boligselskaper som borettslag og boligsameier.
FDV-dokumentasjon
Generelt
For at en bygning skal fungere i henhold til sin intensjon, må de som skal forvalte, drifte og vedlikeholde bygningen ha kunnskap om hvordan bygningen og tilhørende installasjoner skal driftes og vedlikeholdes på en optimal måte.
Byggteknisk forskrift krever at det ved ferdigattest skal foreligge tilstrekkelig dokumentasjon for byggverket og byggeproduktenes egenskaper som grunnlag for forvaltning, drift og vedlikehold av bygget (FDV-dokumentasjon).
Gjennomført vedlikehold
FDV-dokumentasjon for en nyoppført bygning bør systematisk suppleres med dokumentasjon om gjennomført vedlikehold som kan være av betydning for planlegging og gjennomføring av senere vedlikeholds- og/eller utviklingsarbeid.
Feilaktig uført vedlikehold
Konsekvensene ved feilaktig utført vedlikehold kan være meget store. Valg av feil materialer eller en feilaktig utførelse kan introdusere nye, skjulte skader med omfattende og dyre reparasjoner som konsekvens.
Manglende vedlikehold
Periodisk og verdibevarende vedlikehold forebygger skader og forlenger bygningsdelens og bygningens levetid. Utsettelse av nødvendig vedlikehold kan skape et akkumulert behov – et vedlikeholdsetterslep.
Vedlikeholdsoppgaver som vanligvis er enkle, periodiske oppgaver, kan gi akutte vedlikeholdsbehov og behov for utskiftning.
