En av styrets viktigste oppgaver i et borettslag eller sameie er byggforvaltning. Byggforvaltning (begreper og definisjoner) omfatter alle oppgaver og funksjoner som er nødvendige for å drive og ta vare på en bygning. Det vil si at byggforvaltning er et overordnet begrep for forvaltning, drift og vedlikehold og utvikling av bygninger.
En vedlikeholdsplan er et viktig styringsdokument for styret, og for å lage en god vedlikeholdsplan er det behov for en tilstandsanalyse av borettslaget eller sameiet.
For å utføre en tilstandsanalyse av hele byggverket eller deler av det, så er det behov for kvalifiserte personer som innehar nødvendig kompetanse innenfor det fagområdet eller de fagområdene som skal vurderes.
1. Norsk Standard 3424 Tilstandsanalyse av byggverk (NS 3424)
Det er utarbeidet en Norsk Standard for tilstandsanalyse av byggverk. Denne standarden angir krav til hvordan en tilstandsanalyse skal gjennomføres, og hvordan tilstand skal beskrives, vurderes og dokumenteres. Standarden definerer tre analysenivåer og omfang av undersøkelser og vurderinger.
2. Hva er egentlig en tilstandsanalyse?
Det er en samlet analyse med definering av oppgavens formål, omfang og referansenivå, planlegging, registering, vurdering og rapportering av tilstand samt beskrivelse av tiltak.
Tilstandsgrad (TG)
Tilstandsgrad er et utrykk for tilstanden et byggverk eller en bygningsdel/komponent har i forhold til et referansenivå.
Konsekvensgrad (KG)
Konsekvensgrad er et utrykk for hvor alvorlige eller omfattende konsekvenser en observert tilstand vil kunne medføre.
Et eksempel her er at hull i gulvbelegget har en høyere konsekvensgrad inne i en dusjsone enn i en bod.
Referansenivå
Referansenivået kan enten være dagens krav, eller det kan være opprinnelige kra, det vil si den tilstanden byggverket var forutsatt å ha da det var nytt.
Forventet gjenværende brukstid
Forventet gjenværende brukstid er et uttrykk for anslått tid et byggverk eller en bygningsdel fortsatt vil være tjenlig for sitt formål.
Forventet gjenværende brukstid vil kunne avhenge av tilstand, egenskaper, design, utførelse, gjennomført vedlikehold, alder, miljø (bruk og ytre påkjenninger), forventet fremtidig slitasje og konsekvens ved brudd.
Vedlikeholdsplan
Vedlikeholdsplan er en strukturert og dokumentert sett med oppgaver som omfatter aktivitetene, prosedyrene, ressursene og tidsforbruket som kreves for å utføre vedlikehold.
3. Metodikk
Figuren under viser en anbefalt prosedyre for gjennomføring av tilstandsanalysen, rekkefølgen og alle aktivitetene er ikke bindende for et godt resultat.
Supplerende arbeid i forlengelsen av tilstandsanalysen, for eksempel utarbeidelse av tiltaksplan eller drift- og vedlikeholdsplan, inngår ikke i tilstandsanalysen.
4. Nivå av tilstandsanalysen
Det skilles mellom tre nivåer av tilstandsanalysen tilpasset formålet. Analysenivåene og hva de omfatter med hensyn til registeringer og vurderinger, er angitt i tabellen under.
5. Etablering av kriterier for tilstandsgrader
Tilstandsgraden er et uttrykk for tilstanden som et byggverk eller en bygningsdel/komponent har i forhold til referansenivået som nevnt i kapittel 2.3. Det skal benyttes fire tilstandsgrader, som definert i tabellen under.
6. Konsekvensgrader
Konsekvenser skal beskrives ved angivelse av konsekvensgrader, og det skal benyttes fire grader som beskrives i tabellen under.
Det skal i hvert enkelt tilfelle spesifiseres hvilke konsekvenser som legges til grunn.
Her er noen eksempler på aspekter som man vurderer konsekvenser for:
- sikkerhet (for eksempel sikkerhet mot personskader, verditap, brannskader, innbrudd)
helse (for eksempel mulige helseskader som følge av dårlig inneklima, stråling, mugg, sopp).
- ytre miljø
- estetikk (for eksempel overflater)
- energibruk
- økonomi (verdiforringelse, direktekostnader knyttet til vedlikehold/utskiftning)
- andre brudd på lover og forskrifter
7. Beskrivelse og prioritering av tiltak
Tiltak skal vurderes for TG 2 og TG 3. For analysenivå 1 og 2 skal det foreslås tiltak, mens det for analysenivå 3 skal fastslås hvilke tiltak som er nødvendige og tilstrekkelige for å lukke avvik (se kapittel 4).
De foreslåtte tiltak bør ses i et livssyklusperspektiv.
8. Utarbeide en vedlikeholdsplan
En vedlikeholdsplan fungerer som et verktøy for et boligselskap og hjelper styret til å sette av økonomiske midler til fremtidig vedlikehold og utbedringer av borettslaget eller sameiet sin bygningsmasse og utearealer. Det antas at forventet levetid på et bygg uten noen form for vedlikehold er 35 år. Her kan man lese mer om hva som regnes som vedlikehold.
9. Har dere behov for bistand til å gjennomføre en tilstandsanalyse?
Styrelederne.no har flere samarbeidspartnere innenfor tilstandsanalyse, og som kan bidra til at deres borettslag eller sameie får oversikt over tilstanden og konsekvensen av denne. Vi har også erfarne fagfolk som er dedikerte og klare for å lage en god vedlikeholdsplan, noe som er helt avgjørende for en god forvaltning av borettslaget eller sameiet.
Kontakt oss på post@styrelederne.no for en uforpliktende samtale og tilbud.
