Større rehabiliteringsprosjekter som fasaderehabilitering, utskifting av vinduer eller takfornying er viktige tiltak for å bevare verdien og tryggheten i borettslag og sameier. For styret kan slike prosjekter virke overveldende, men med god planlegging og forståelse for prosessen kan de gjennomføres smidig og kostnadseffektivt. I denne artikkelen gir vi en grundig innføring i hva styret må tenke på, hvordan finansiere prosjektene, og hvilke lover og regler som gjelder – inkludert styrets rolle som byggherre.
1. Planlegging av rehabiliteringsprosjektet
God planlegging er nøkkelen til et vellykket rehabiliteringsprosjekt. Start med en teknisk tilstandsanalyse for å kartlegge byggets behov. Dette gir styret en oversikt over hvilke områder som krever oppgradering – er det fasaden, taket eller kanskje vinduene som trenger vedlikehold?
1.1 Tips for god planlegging
– Involver fagfolk tidlig for å få realistiske kostnadsoverslag.
– Vurder å dele opp prosjektet i faser hvis det omfatter flere områder.
– Sørg for å informere beboerne jevnlig om fremdriften.
1.2 Finansiering av større prosjekter
Et av styrets største ansvarsområder er å sikre finansieringen av rehabiliteringsprosjektet. Slike prosjekter kan være kostbare, og det er viktig å utforske ulike finansieringsløsninger.
1.3 Finansierings alternativer
Felles lån: Mange borettslag velger å ta opp felleslån for å dekke kostnadene. Dette fordeler kostnadene over tid og reduserer økonomisk belastning for beboerne.
Vedlikeholdsfond: Hvis borettslaget eller sameiet har et vedlikeholdsfond, kan midlene fra dette benyttes til å redusere lånebehovet.
Ekstrarordinære innbetalinger: I noen tilfeller kan ekstra innbetalinger fra beboerne vurderes, men dette bør balanseres nøye for å sikre økonomisk gjennomførbarhet.
2. Styrets rolle som byggherre
Når borettslaget eller sameiet skal gjennomføre et større rehabiliteringsprosjekt, vil styret ofte fungere som byggherre. Dette innebærer et ekstra ansvar, både med tanke på helse, miljø og sikkerhet (HMS), samt å sikre at prosjektet gjennomføres i henhold til lovverk og avtaler.
Byggherreforskriften gir klare retningslinjer for hvordan byggeprosjekter skal ledes og organiseres for å ivareta sikkerheten til arbeidere og beboere. Styret er ansvarlig for å utnevne en koordinator for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA)* hvis prosjektet involverer flere entreprenører.
Viktige oppgaver som byggherre:
– Sørge for at SHA-planen er på plass før arbeidet starter.
– Informere beboerne om risikoene knyttet til byggearbeidet.
– Holde tett kontakt med entreprenørene for å sikre at tidsfrister og HMS-krav overholdes.
3. Gjeldende lover og regler
Når man planlegger rehabiliteringsprosjekter i borettslag eller sameier, er det avgjørende å sette seg inn i hvilke lover som regulerer prosessen. Flere viktige lover og forskrifter må tas hensyn til:
Borettslagsloven: Regulerer styrets ansvar for vedlikehold og oppgraderinger av fellesarealer i borettslag. Styret har plikt til å sørge for at bygget opprettholdes i forskriftsmessig stand.
Plan- og bygningsloven: Ved større byggeprosjekter kreves tillatelser fra kommunen. Det er viktig å sikre at rehabiliteringen skjer i henhold til lokale reguleringsplaner.
Teknisk forskrift (TEK17): Fastsetter krav til byggets tekniske standarder, som energieffektivitet, brannsikkerhet og ventilasjon. Alle oppgraderinger må oppfylle disse kravene.
Eierseksjonsloven: Denne loven regulerer forhold i sameier, inkludert styrets ansvar for vedlikehold av fellesarealer og seksjonseiernes plikter. Loven sikrer at vedtak om rehabilitering fattes på en måte som ivaretar alles interesser.
Byggherreforskriften: Styret har ansvar for å ivareta sikkerhet og arbeidsmiljø under prosjektet, og må følge retningslinjer for SHA (sikkerhet, helse og arbeidsmiljø).
4. Kommunikasjon med beboerne
God kommunikasjon er avgjørende for å sikre at rehabiliteringsprosjektet blir en suksess. Styret bør sørge for at beboerne er informert om prosjektets omfang, fremdrift, og hvilke ulemper som kan oppstå.
Hvordan lykkes med kommunikasjonen:
– Arranger fellesmøter der beboerne kan få informasjon om prosjektet og stille spørsmål.
– Send ut regelmessige nyhetsbrev eller e-poster med statusoppdateringer.
– Opprett en kontaktperson som kan besvare spørsmål fra beboerne underveis i prosjektet.
5. Sikre riktig gjennomføring
Når prosjektet er i gang, er det viktig at styret følger opp arbeidet regelmessig. Dette sikrer at prosjektet holder seg innenfor tidsrammen og budsjettet, og at arbeidet utføres med høy kvalitet.
Viktige tiltak for oppfølging:
– Sørg for klare avtaler med entreprenørene om fremdriftsplaner og kvalitetskrav.
– Gjennomfør regelmessige befaringer for å sikre at arbeidet utføres i henhold til kontrakten.
– Vurder å bruke en ekstern prosjektleder hvis prosjektet er spesielt omfattende eller komplekst.
6. Avslutning av prosjektet
Når rehabiliteringsprosjektet nærmer seg slutten, er det viktig at styret gjennomfører en grundig sluttbefaring sammen med entreprenørene. Alle avtaler og kontraktsfestede krav må oppfylles før prosjektet kan avsluttes.
Husk dette ved avslutning:
– Sørg for å motta nødvendige dokumenter og attester som bekrefter at bygget er oppgradert i henhold til gjeldende lovverk.
– Informer beboerne om eventuelle garantier eller reklamasjonsperioder som gjelder for arbeidet som er utført.
7. Styrelederne.no har gode samarbeidspartnere
Styrelederne har samarbeidspartnere og rådgivere innenfor planlegging, gjennomføring og oppfølging. Har dere behov for bistand, så er det bare å kontakte oss på: post@styrelederne.no for et uforpliktende tilbud.
