Årsmøtet er sameiets høyeste beslutningsorgan og skal holdes innen utgangen av juni hvert år. Ingen beslutninger skal favorisere visse seksjonseiere eller eksterne parter på bekostning av andre. Her er 12 viktige punkter for å sikre et godt årsmøte, basert på Lov om eierseksjoner Kapittel VI.
1. Varsel om årsmøte
Årsmøtet må avholdes innen juni, og seksjonseierne skal varsles om dato og siste frist for innsendelse av saker de ønsker behandlet.
2. Digitalt eller fysisk møte
Styret bestemmer om møtet skal være digitalt eller fysisk. Minst to seksjonseiere, som sammen har minst 10 % av stemmene, kan kreve fysisk møte. Selv om digitale møter ofte har høyere oppmøte, kan et beboermøte i forkant være nyttig for å gjennomgå sakene.
3. Ekstraordinært årsmøte
Ved behov kan styret kalle inn til ekstraordinært årsmøte, eller hvis minst to seksjonseiere med minst 10 % av stemmene krever det.
4. Innkalling til årsmøtet
Innkallingen må sendes minst 8 dager og maks 20 dager før møtet. For ekstraordinære møter kan kortere varsel benyttes, men ikke mindre enn 3 dager. Innkallingen må være skriftlig (inkludert elektronisk) og inneholde en saksliste. Saker som ønskes behandlet må meldes inn før fristen, med forslag til vedtak for hver sak. Styret bør inkludere sin vurdering av saker for bedre saksbehandling.
5. Saker som må behandles
Årsmøtet skal behandle styrets årsberetning og regnskap, samt valg av styremedlemmer. Disse dokumentene, inkludert revisjonsberetning, skal sendes til seksjonseierne minst én uke før møtet. Sameier med over 20 seksjoner må ha statsautorisert revisor.
6. Andre saker
Årsmøtet kan kun behandle saker som er nevnt i innkallingen, med mindre alle seksjonseiere er til stede og godkjenner behandling av saker som ikke er på sakslisten. Styret kan også innkalle til nytt møte for å behandle forslag som fremmes under møtet.
7. Hvem kan delta
Alle seksjonseiere har rett til å delta med forslags-, tale-, og stemmerett. Ektefelle, samboer eller andre husholdningsmedlemmer kan være til stede og uttale seg. Styremedlemmer, forretningsfører, revisor og leiere av boligseksjoner kan også delta. Fullmektiger kan representere seksjonseiere, og de kan også ta med rådgivere, som kan tale dersom årsmøtet tillater det.
8. Ledelse av møtet
Styrelederen leder årsmøtet, med mindre møtet velger en annen møteleder. Denne personen trenger ikke å være seksjonseier.
9. Inhabilitet
Deltakere kan ikke stemme i saker som angår dem selv eller deres nærstående, som for eksempel søksmål mot seg selv eller ansvar overfor sameiet. De kan heller ikke delta i beslutninger om salg eller utkastelse av egen seksjon.
10. Flertallskrav
De fleste beslutninger krever flertall av de avgitte stemmene, men noen saker krever to tredjedels flertall, som nevnt i Lov om eierseksjoner § 49. Enkelte saker krever enstemmighet blant seksjonseierne, som angitt i § 50.
11. Stemmegivning og flertallsberegning
I sameier med kun boligseksjoner har hver seksjon én stemme, og flertallet beregnes etter antall stemmer. I andre sameier kan flertall beregnes etter sameiebrøken, med mindre vedtektene fastsetter noe annet. Blanke stemmer regnes ikke som avgitte, og ved stemmelikhet avgjøres saken ved loddtrekning.
12. Protokoll
Møtelederen er ansvarlig for å føre protokoll over alle saker og beslutninger. Protokollen skal signeres av møteleder og minst én seksjonseier, og være tilgjengelig for alle seksjonseiere.
Styrelederne.no bistår med møteledelse
Har sameiet behov for bistand med møteledelse av årsmøtet, så har Styrelederne.no erfarne møteledere som kan bistå dere. Ta kontakt på: post@styrelederne.no for å høre mer om denne tjenesten og få et uforpliktende tilbud.
