Styrearbeid i borettslag og sameier kan være komplekst, med ansvar for alt fra økonomistyring til vedlikeholdsprosjekter. Med digitalisering blir dette arbeidet mer effektivt og oversiktlig. I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan digitale verktøy kan forenkle styrearbeidet, som digitale årsmøter, dokumenthåndtering, og prosjektstyring. Vi vil også utforske spesifikke løsninger som OBOS sitt Styrerommet og Vibbo, som gir borettslag og sameier en mer strømlinjeformet styrehverdag.
1. Hvorfor digitalisering av styrearbeidet er viktig
Digitalisering gir styrer mulighet til å jobbe smartere og mer effektivt. Mange borettslag og sameier opplever at det er krevende å følge opp alt fra dokumenthåndtering til kommunikasjon med beboerne, og her kommer digitale verktøy til unnsetning. Ved å ta i bruk moderne IT-løsninger kan styret spare tid og ressurser, samtidig som de reduserer risikoen for feil og misforståelser.
Med digitale verktøy kan styret:
– Forbedre kommunikasjonen mellom styremedlemmer og beboere
– Automatisere oppgaver som innkallinger, protokoller og rapporter
– Organisere dokumenter mer effektivt
– Tilrettelegge for digitale styremøter og generalforsamlinger
2. Digitale verktøy for styret
Det finnes en rekke digitale løsninger som gjør styrearbeid enklere. Fra administrasjonsplattformer til prosjektstyringsverktøy – mulighetene er mange. Her er noen av de viktigste verktøyene som kan forbedre styrearbeidet:
1. Digitale årsmøter: Mange borettslag og sameier har oppdaget at digitale møter gir større fleksibilitet for deltakerne. Ved å bruke verktøy som Zoom, Microsoft Teams eller Google Meet, kan både styremøter og generalforsamlinger eller årsmøter avholdes digitalt. Dette gir alle mulighet til å delta, uavhengig av sted, og kan bidra til økt oppmøte.
2. Dokumenthåndtering: Plattformene for digital dokumenthåndtering gjør det mulig å samle alle viktige papirer på ett sted. Det finnes flere løsninger som tilbyr kryptert lagring av sensitive dokumenter, noe som sikrer at viktige avtaler, referater og budsjetter oppbevares trygt og er lett tilgjengelige for de som trenger det.
3. Prosjektstyring: Digitale verktøy som Trello, Asana og Monday.com gjør det enklere å følge opp vedlikeholdsprosjekter. Styret kan dele opp prosjekter i mindre oppgaver, tildele ansvar, og følge fremdriften – alt på en plattform som er tilgjengelig for hele styret.
3. OBOS Styrerom: En komplett løsning for styrearbeid
En av de mest populære løsningene for digitalisering av styrearbeid i norske borettslag er OBOS sitt Styrerommet. Dette er en alt-i-ett plattform som er skreddersydd for å hjelpe styrer med å holde orden på oppgaver, dokumenter og kommunikasjon.
Styrerommet tilbyr funksjoner som:
– Digital kommunikasjon med beboere via varsler og oppdateringer
– Dokumentlagring med enkel tilgang til alle styredokumenter
– Kalender som holder oversikt over kommende møter og frister
– Saksbehandling som gjør det enkelt å følge opp saker og beslutninger som tas i styremøtene
Med Styrerommet får styret også tilgang til juridiske rådgivningstjenester, økonomiske analyser og verktøy for å planlegge langsiktige vedlikeholdsprosjekter. Dette gjør det enklere for styrer å ta informerte beslutninger og sikre en god drift av borettslaget eller sameiet.
4. Vibbo: For beboere og styret
Vibbo er en annen løsning fra OBOS som er rettet mot både styret og beboerne. Dette er en plattform som gjør det mulig for beboere å få tilgang til informasjon om sitt borettslag, følge med på prosjekter, delta i diskusjoner, og få oppdateringer fra styret.
Noen av de viktigste fordelene med Vibbo inkluderer:
– Enkel tilgang til informasjon: Beboere kan raskt få oversikt over viktige dokumenter, som årsregnskap, vedlikeholdsplaner og styremøtereferater.
– Beboerengasjement: Gjennom Vibbo kan beboere delta i diskusjoner og avstemminger, noe som bidrar til økt engasjement i borettslaget.
– Varslinger: Styret kan sende varslinger direkte til beboernes telefoner for å informere om viktige hendelser, som planlagt vedlikehold eller møter.
For styret gir Vibbo en unik mulighet til å holde alle oppdatert uten å måtte håndtere store mengder e-poster eller fysisk papirarbeid. Det er en brukervennlig løsning som skaper bedre kommunikasjon mellom styret og beboerne.
5. Fordelene ved digitalisering
Digitalisering av styrearbeidet kan bidra til en mer effektiv og strukturert hverdag for både styremedlemmer og beboere. Noen av de største fordelene inkluderer:
– Tidsbesparelse: Ved å automatisere en rekke administrative oppgaver får styremedlemmer mer tid til å fokusere på de viktige sakene.
– Økt sikkerhet: Digitale plattformer sørger for at sensitive dokumenter lagres trygt og er kun tilgjengelig for de rette personene.
– Forbedret samarbeid: Verktøy for prosjektstyring og dokumentdeling gjør det enklere for styremedlemmene å samarbeide og holde oversikt over hva som skjer.
– Større fleksibilitet: Digitale møter gir flere beboere mulighet til å delta, og øker dermed sjansene for et engasjert styre og godt oppmøte på generalforsamlingen.
6. Oppsummering
Digitalisering av styrearbeidet er et viktig steg for borettslag og sameier som ønsker en mer effektiv og strukturert styrehverdag. Med løsninger som OBOS Styrerom og Vibbo, kan styrer både forenkle kommunikasjonen, sikre god dokumenthåndtering, og legge til rette for engasjement fra beboerne. Når digitale verktøy tas i bruk riktig, kan styret jobbe smartere, spare tid og ressurser, og samtidig skape en trygg og velorganisert hverdag for alle beboere.
7. Styrelederne.no tilbyr eksterne styreledere med høy digital kompetanse
Styrelederne har erfarne og kompetente styreledere med høy digital kompetanse, i tillegg til lang erfaring innen eiendomsforvaltningen. Har dere behov for ekstern styreleder, så kan dere kontakte oss for et uforpliktende tilbud på: post@styrelederne.no.
