Dette er en guide til styret om hvordan de kan pusse opp og vedlikeholde borettslaget eller sameiet.
Å forvalte borettslaget eller sameiet sine midler på en god måte er viktig for å opprettholde realverdien av eiendommen, om ikke å øke den. Samtidig ønsker man at bomiljøet skal være attraktivt for alle beboerne.
Styret bør ha en strategisk tilnærming til vedlikeholdet, for å sikre forutsigbarhet og en langsiktig økonomisk stabilitet for boligselskapet.
Vi har lagd denne guiden sammen med vår samarbeidspartner Buma AS for å hjelpe styret i borettslaget eller sameiet til å gjøre gode valg når det kommer til løpende, periodisk og verdibevarende vedlikehold.
1. Ting dere bør tenke på
Å ha langsiktige vedlikeholdsplaner i et borettslag eller sameie er viktig, og dette vil bidra til forutsigbarhet og planmessighet. For å få dette til, så må enn vurdere byggets tilstand. Tilstandsgraden og konsekvensen av tilstanden danner grunnlag for en vedlikeholdsplan, og prioritering av tiltak og prosjekter som må gjøres i de kommende årene.
Her er 5 punkter som kan benyttes for å ta gode og veloverveide beslutninger:
1.1 Gjennomfør en tilstandsvurdering av bygningsdelene eller hele bygget
Start med en detaljert vurdering av byggets nåværende tilstand. Dette kan inkludere en sjekk av alt fra fasader, trappeoppgang, tak, vinduer og dører til tekniske anlegg som ventilasjon, elektriske anlegg, oppvarming og vann. Dere bør engasjere fagfolk for å vurdere tilstanden, og få utarbeidet rapporter som kan benyttes til å lage gode planer.
1.2 Langsiktige vedlikeholdsplaner
Det er viktig å tenke strategisk og langsiktig. Tilstandsvurderingene som gjøres skal bidra til å lage langsiktige vedlikeholdsplaner for boligselskapet. Dette skal som nevnt bidra til forutsigbarhet og planmessighet for styret, beboerne og for borettslaget eller sameiet sin økonomi.
1.3 Budsjettering og finansiering
Når prioriteringene og planene er lagd, så er det viktig å støtte dette med en forutsigbar økonomi. Mange tiltak og prosjekter er av en slik størrelse at de krever finansiering utover det som er budsjettert til vedlikehold i driftsåret. Da er det gjerne lånefinansiering eller kapitalinnkalling som er løsningen for å skaffe tilstrekkelig økonomi til gjennomføring.
1.4 Forstå beboernes behov og ønsker
Beboernes trivsel er sentralt i ethvert boligselskap, og de er særlig opptatt av estetisk levetid og funksjonell levetid. Det vil si at borettslaget eller sameiet er estetisk tilfredsstillende, og at bygningsdelene fungerer etter hensikten, f.eks. vinduers åpne- og lukkbarhet.
1.5 Kommunikasjon
Styret bør forsøke å ha en god og åpen kommunikasjon med beboerne om vedlikeholdsplanene kommende år, og særlig når det kommer til gjennomføring av konkrete prosjekter. Dette bygger tillit til styrets arbeid, og sikrer at beboerne føler seg involvert og informert om prosessene som pågår i deres bomiljø.
Ved å følge disse punktene kan styret i borettslaget eller sameiet sikre at ethvert vedlikeholdsprosjekt blir gjennomført på en måte som sikrer byggets behov og beboernes ønsker, samtidig som de forvalter boligselskapets midler på en best mulig måte.
2. Hvordan velger man riktig leverandør
Å velge riktig leverandør for vedlikeholdsprosjekter er avgjørende for å sikre god kvalitet, levert til riktig tid og konkurransedyktige priser. Det er da formålstjenlig å se etter leverandører med god erfaring for den type prosjekter som skal gjennomføres, som har spesialisert seg på alt fra maling av fasader til innvendig vedlikehold. Sørg for å sjekke referanser og tidligere arbeidsresultater for å få bekreftet kvaliteten på arbeidet.
Her er 7 punkter til som kan bidra til å finne riktig leverandør.
2.1 Vurder leverandørens kompetanse og erfaring
Start med å undersøke leverandører som har spesialisert seg på de tjenestene dere trenger. For eksempel, hvis prosjektet er vedlikehold av trefasader, sørg for at leverandøren har spesifikk erfaring med dette.
2.2 Sjekk referanser og tidligere prosjekter
Det er viktig å ikke bare stole på leverandørens påstander om kvalitet. Be om referanser fra tidligere prosjekter som ligner på deres eget. Gå gjennom disse referansene for å sjekke pålitelighet, kvalitet på arbeidet og evne til å fullføre prosjekter til avtalt tid og pris.
2.3 Utarbeid et godt tilbudsunderlag
For å sikre et riktig tilbud er det viktig å utarbeide et godt tilbudsunderlag. Her må prosjektets omfang og avgrensninger beskrives. Hvilken type og kvalitet skal leveres, f.eks. på vinduer og dører. Jo bedre beskrivelsene er, jo enklere er det for leverandøren å prise tilbudet riktig. Dette bidrar også til at det ikke kommer endringer og økte kostnader i prosjektet.
2.4 Evaluering av tilbud og kontraktsvilkår
Å få et detaljert pristilbud med prisposter for de enkelte leveransene er viktig, og gjerne fra flere leverandører for å ha et best mulig beslutningsunderlag. Det er viktig å vurdere hva som er inkludert i tilbudet, og påse at det ikke kommer uventende tilleggskostnader.
Sørg for å forstå kontraktens vilkår, inkludert garantier og hva som skjer om det oppstår uforutsette utfordringer underveis.
2.5 Kommunikasjon og kundeservice
Effektiv kommunikasjon er viktig for å få til et vellykket prosjekt. Vurder hvordan leverandøren kommuniserer under anbudsprosessen. Er de raske til å svare? Er de tydelige og detaljerte i sin kommunikasjon? En leverandør som er lett å kommunisere med, vil sannsynligvis være mer samarbeidsvillig og pålitelig under prosjektet.
2. Plan for oppstart og gjennomføring
God planlegging bidrar til et godt prosjekt. Be derfor om detaljert fremdriftsplan for arbeidene, hvor de forskjellige fasene av prosjektet er tydelig beskrevet. I tillegg er det viktig med et oppstartsmøte hvor dette blir gjennomgått, slik at alle parter er omforente om arbeidene som skal gjennomføres.
2.7 FDV, ettersyn og oppfølging
En god leverandør leverer FDV for produktene som er levert under prosjektet (noe han er pliktig til), følge opp etter at arbeidet er ferdigstilt for å sikre at kunden er fornøyd med alt som er gjort, og at det ikke har oppstått noen problemer etter arbeidet.
Spør mulige leverandører om deres rutiner for kvalitetssikring og ettersyn etter prosjektets avslutning.
2.8 Oppfølging av lover og forskrifter
Det er viktig at leverandøren følger lover og forskrifter, og har et godt internkontrollsystem.
Styret regnes som byggherre når det gjennomføres arbeider som ikke er alminnelig drifts- og vedlikeholdsarbeid, og det hviler derfor et stort ansvar på styret.
Ved å følge disse trinnene kan styret føle seg tryggere på å velge en leverandør som ikke bare vil levere arbeid av høy kvalitet, til riktig tid og en konkurransedyktig pris, men også bidra til at styret oppfyller sin rolle som byggherre.
3. Ting som dere må tenke på
Foruten kvaliteten og kostnadene på arbeidet, bør sikkerheten til både arbeidere og beboere prioriteres for å sikre at alle prosjekter utføres uten skader eller ulykker. En god leverandør har gode og tydelige rutiner for sikkerhet, og kan vise hvordan de minimerer risiko under arbeidet.
Her er 6 punkter som kan bidra til at borettslaget eller sameiet sikrer at leverandøren ivaretar sikkerheten.
3.1 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA)
En god leverandør har tydelig beskrevet hvordan de ivaretar sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på et prosjekt. Dette inkluderer konkrete rutiner for å håndtere mulige farer på arbeidsplassen. Be om å se leverandørens internkontrollsystem, og andre dokumenter som beskriver hvordan de forebygger og responderer på arbeidsrelaterte hendelser og ulykker.
3.2 Opplæring av ansatte
Sikkerhet starter med riktig opplæring. Forsikre dere om at alle arbeidere som skal jobbe på prosjektet har tilstrekkelig opplæring for de forskjellige arbeidsoperasjonene. Dette inkluderer bruk av personlig verneutstyr, arbeider i høyden, sikker håndtering av materialer og maskiner, varme arbeider samt opplæring i førstehjelp. En leverandør som har gitt sine ansatte en god og riktig opplæring, viser en forpliktelse til kvalitet og sikkerhet.
3.3 Etterlevelse og oppfølging
En ansvarlig leverandør bør også ha prosedyrer for å etterleve sikkerheten igjennom hele prosjektet. Dette bør omfatte regelmessige vernerunder og møter for å følge opp og løse eventuelle avvik som oppstår i gjennomføringen. Dette bidrar til at sikkerheten blir ivaretatt, og at risikoreduserende tiltak blir iverksatt.
3.4 Sertifisering og lisenser
Sørg for at leverandøren har de nødvendige sertifiseringene og lisensene som kreves for den type arbeid som skal utføres. Disse sertifiseringene bekrefter at leverandøren følger lover og regler, noe som er avgjørende for arbeidets sikkerhet. Det kan f.eks. være godkjent skilting av stillas, kursbevis for bruk av stillas eller kursbevis i bruk av farlig håndverktøy.
3.5 Kommunikasjon om sikkerhet
God kommunikasjon om sikkerhetstiltak er viktig både før og under prosjektets gjennomføring. Leverandøren bør informere både styret og beboerne om de sikkerhetsprosedyrer som vil være på plass under prosjektet. Dette inkluderer informasjon om områder som kan være tilgjengelige eller utilgjengelige for beboerne under arbeidet.
3.6 Uønskede hendelser og ulykker
Til slutt bør en god leverandør ha klare planer for håndtering av uønskede hendelser og ulykker, inkludert prosedyrer for evakuering og kommunikasjon i en slik situasjon. Slike planer viser at leverandøren er forberedt på å håndtere uønskede hendelser og ulykker på en måte som hensyntar både arbeidere og beboere.
Ved å sikre at disse punktene følges, kan boligselskapet føle seg tryggere på at arbeidet som utføres ikke bare er av høy kvalitet, men også blir utført med høyt søkelys på sikkerhet.
4. Prisnivå på tjenestene – slik at dere ikke betaler for mye
Når et borettslag eller sameie står overfor et vedlikeholdsprosjekt, er det viktig å sikre at man ikke betaler mer enn nødvendig. Å forstå kostnadene knyttet til de ulike tjenestene og hva som er inkludert i tilbudet dere får presentert, bidrar til at dere får mest mulig for pengene. Be om detaljerte tilbud fra flere leverandører for å sammenligne priser og tjenester. Dette kan bidra til betydelige besparelser.
Her er 6 punkter som kan bidra til gode og kostnadseffektive anskaffelser.
4.1 Innhent detaljerte tilbud
Start prosessen med å innhente tilbud fra flere kvalifiserte leverandører. Sørg for at hver leverandør gir en detaljert oversikt over hva tilbudet inkluderer. Dette bør omfatte en spesifikasjon av alle materialer, arbeidstimer, og eventuelle ekstra opsjoner som ønskes utført i prosjektet. En detaljert oversikt gjør det lettere å sammenligne tilbudene,
4.2 Evaluering av tilbud
Når dere mottar tilbudene, ta dere tid til å evaluere hver post for å forstå hva dere faktisk betaler for. Se etter eventuelle skjulte kostnader eller vage beskrivelser som kan indikere at prisen kan øke under prosjektet. Hvis noe er uklart, ikke nøl med å be om en mer detaljert forklaring fra leverandøren.
4.3 Evalueringsmodell
Ikke velg nødvendigvis det billigste tilbudet. Lag en evalueringsmodell som hensyntar forskjellige tildelingskriterier, som f.eks. pris, kvalitet og miljø. En høyere pris kan være berettiget dersom leverandøren tilbyr bedre materialer, bedre løsningsforslag eller har mer kompetanse og erfaring. Det kan også være verdt å investere i høyere kvalitet for arbeid som krever en spesiell kompetanse, som igjen kan spare større utgifter i fremtiden.
4.4 Forhandling om pris
Med å ha et detaljert tilbud, så har dere en sterkere posisjon for å forhandle. Ikke vær redd for å diskutere prisene som er gitt. De fleste leverandører er villig til å diskutere og justere tilbudet for å møte konkurrenter og å inngå en avtale.
4.5 Bekreft hva kontrakten omfatter og avgrensninger
Før kontrakt signeres, sørg for at det er tydelig hva som omfattes av leveransen, avgrensninger og hva som eventuelt ikke er med.
Dette inkluderer garantier, vedlikeholdsavtaler og omkostninger knyttet til utskifting av materialer eller eventuelle nødvendige reparasjoner etter prosjektets slutt.
4.6 Kontinuerlig markedsovervåkning
Prisene på tjenester kan variere avhengig av markedssituasjonen. Det kan være lurt å holde et øye med markedstrender og prisendringer selv etter at en avtale er inngått, spesielt for langvarige vedlikeholdsavtaler.
Ved å følge disse punktene, kan boligselskapet ta velinformerte og gode beslutninger som sikrer at dere bruker midlene på en god måte, uten at kvaliteten på leveransene blir lavere.
5. Sikre borettslaget eller sameiet sine verdier i et langsiktig perspektiv
Ved å følge disse punktene kan borettslaget eller sameie foreta gode økonomiske valg og oppnå bedre resultater fra vedlikeholdsprosjekter, slik at de får mest mulig ut av investeringene sine.
Velg en partner som setter kvalitet og sikkerhet først, og som leverer til avtalt tid og pris. Ved å velge en pålitelig leverandør, styrker dere de langsiktige verdiene.
Styrelederne.no og Buma AS håper denne guiden har gitt dere verdifull innsikt for å ta veloverveide og gode beslutninger som gagner borettslaget eller sameiet.
Lykke til med vedlikeholdet!
