Generalforsamlingen er borettslagets høyeste myndighet og må holdes hvert år innen utgangen av juni. Den har ansvar for beslutninger som berører borettslaget, men flertallet kan ikke ta avgjørelser som gir noen andelseiere en urimelig fordel på bekostning av andre. Her er 11 sentrale punkter for å forberede en god generalforsamling, med henvisning til lov om burettslag kapittel 7.
1. Varsel om dato for generalforsamling
Generalforsamlingen må avholdes innen juni, og styret skal varsle andelseiere om datoen i god tid. Styret bør også informere om siste frist for å levere inn saker som ønskes behandlet.
2. Digitalt eller fysisk generalforsamling
Styret bestemmer om møtet skal være digitalt eller fysisk, men hvis minst 10 prosent av andelseierne krever et fysisk møte, må dette etterkommes. Digital gjennomføring kan ofte føre til høyere deltakelse, spesielt hvis sakene ikke er kompliserte. Et beboermøte i forkant av en digital generalforsamling kan være nyttig for å sikre at alle er godt informert om sakene.
3. Ekstraordinær generalforsamling
I tilfeller der det er behov for ekstraordinær generalforsamling, kan styret kalle inn til dette. Andelseiere som representerer minst 10 prosent av stemmene kan også kreve et ekstraordinært møte, men de må spesifisere hvilke saker som skal behandles.
4. Innkallingen til generalforsamling
Styret må sende ut en skriftlig innkalling til generalforsamlingen minst 8 til 20 dager før møtet. Ved ekstraordinære møter kan innkallingsfristen være kortere, men aldri mindre enn 3 dager. Innkallingen skal også inneholde en tydelig saksliste.
5. Saker generalforsamlingen skal behandle
Generalforsamlingen må behandle alle saker som er nevnt i innkallingen. Blant de faste sakene er styrets årsberetning, regnskap for forrige år, og valg av styremedlemmer. Styret må sende ut disse dokumentene minst 8 dager før møtet, og de må være tilgjengelige under generalforsamlingen.
6. Ekstra saker generalforsamlingen kan behandle
Generalforsamlingen kan bare ta beslutninger om saker som er nevnt i innkallingen. Dersom alle andelseierne er til stede og stemmer for det, kan det likevel tas avgjørelser om andre saker. Styret kan også kalle inn til et nytt møte for å behandle saker som ble foreslått under møtet.
7. Hvem kan delta på generalforsamlingen
Alle andelseiere har rett til å delta og stemme. Ektefeller, samboere og andre husstandsmedlemmer kan også delta, men bare andelseiere kan stemme. Styremedlemmer, forretningsfører, revisor og leietakere kan være til stede og uttale seg, og styreleder og forretningsfører har plikt til å delta med mindre de har gyldig forfall.
8. Ledelse av generalforsmalingen
Styrelederen leder vanligvis generalforsamlingen, men generalforsamlingen kan velge en annen møteleder om de ønsker det. Møtelederen trenger ikke å være andelseier.
9. Habilitet
Hver andelseier har én stemme, men ingen kan stemme i saker der de har en personlig interesse, for eksempel en avtale med seg selv eller nærstående. Dette gjelder også saker som gjelder pålegg om salg av andel eller krav om fravikelse (utkastelse).
10. Flertallskrav ved beslutninger
De fleste beslutninger krever et enkelt flertall. For endring av vedtekter kreves det derimot to tredjedeler flertall. For vedtak som krever enighet fra alle andelseiere, som § 7-12 om vedtektsveto, må alle enten være enige under generalforsamlingen eller gi sin tilslutning på et senere tidspunkt. Hvis stemmene står likt, avgjøres saken ved loddtrekning.
11. Protokoll fra generalforsamlingen
Møtelederen er ansvarlig for å føre protokoll over alle saker og beslutninger som tas. Minst én andelseier må også signere protokollen, som deretter skal være tilgjengelig for andelseierne.
Ved å følge disse punktene kan styret forberede seg på en god generalforsamling som sikrer en effektiv beslutningsprosess i borettslaget.
Styrelederne.no bistår med møteledelse
Har borettslaget behov for bistand med møteledelse og gjennomføring av generalforsamlingen, så har Styrelederne.no erfarne møteledere som kan bistå dere. Ta kontakt på: post@styrelederne.no for å høre mer om denne tjenesten og få et uforpliktende tilbud.
